Особенности стилистики деловых документов. Общепринятые сокращения слов: правила и значение В документах допускаются сокращения

К стандартным аспектам языка делового письма относится унификация сокращений. Как правило сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д. Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе написания, нужно пользоваться словарем сокращений.

Некоторые частные правила использования сокращений и сложносокращенных слов:

Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т. п. сокращают следующим образом: а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел; б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн (миллионов) рублей.

Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.

Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ ). В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения - строчными (НИИСтройдормаш - Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения). С прописной буквы пишутся сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждений и организаций, например: Госплан, Моссовет . Одними прописными буквами пишутся все аббревиатуры, читаемые no названиям букв, например: СССР (Союз Советских Социалистических Республик), МВД (Министерство внутренних дел), ЦК (Центральный Комитет), МТС (машинно-тракторная станция), все читаемые по звукам аббревиатуры, обозначающие такие названия учреждений или организаций, в которых хотя бы первое слово пишется с прописной буквы, например: МИД (Министерство иностранных дел), ТАСС (Телеграфное агентство Советского Союза), ООН (Организация Объединенных Наций), а также аббревиатуры, читаемые в одной своей части по названиям букв, а в другой по звукам, например: ЦДСА (читается "цэдэса"). Если аббревиатуры этого типа склоняются, то окончания их пишутся строчными буквами вплотную, например: ТАССа , МИДом . От буквенных аббревиатур следует отличать условные графические сокращения, которые всегда читаются полностью и сокращаются только на письме. Графические сокращения (кроме стандартных сокращенных обозначений метрических мер) пишутся с точками на месте сокращения и в отношении прописных и строчных букв и дефисов следуют полному наименованию, например: ю.-в. (юго-восточный), М-К. ж. д. (Московско-Курская железная дорога).

При сокращении слов нельзя сокращать на гласную, если она не начальная в слове, и на Ь; так, слово карельский может быть сокращено: к. , кар. , карельск. , а не в виде "ка.", "каре.", "карель.", но: о. Сахалин .

При стечении двух одинаковых согласных сокращение следует делать после первой согласной, например: стен. календарь, грам. ошибка (а не "стенн.", "грамм."). Как исключение: отт. (по ГОСТ 7.12-93). При стечении двух различных или нескольких согласных сокращение следует делать после последней согласной, например: народн. творчество (а не "народ."), русск. язык (а не "рус."), искусств. шелк (а не "искус.", или "искусс.", или "искусст.").

Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о, так как это может быть понято по-разному (обязанности, обстоятельство и т. п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во .

Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.

Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке - это слово не сокращается.

Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.

Точка как знак сокращения ставится точка, когда слово с отсеченной конечной частью при чтении вслух произносится в полной, а не сокращенной форме. Напр.: г. - при чтении произносят год, а не гэ. Исключение - обозначения единиц физ. величин: они сокращены отсечением конечной части слова и при чтении произносятся в полной форме, но, согласно ГОСТ 8.417-81, пишутся без точки на конце.

Не ставится точка: 1) в конце сокращения, если сокращенное словосочетание при чтении вслух произносится в сокращенной форме: это означает, что в тексте употреблена инициальная аббревиатура или сложносокращенное слово, в которых сокращение графически не обозначается; напр.: КПД, а не к.п.д., т. к. читается «капэдэ»; ЭДС, а не э.д.с. (читается «эдээс»), но: а.е. (читается «астрономическая единица»); 2) в конце сокращения, если выброшена срединная часть слова, замененная дефисом, и сокращение заканчивается на последней букве полного слова; напр.: г-н, изд-во, ин-т, ин-тов; 3) при графическом обозначении сокращения косой чертой (чтобы не показывать графически сокращение дважды); напр.: п/п, н/Д; 4) в середине удвоенного однобуквенного графического сокращения (сокращение пишется слитно, и точку ставят только в конце); напр.: вв., гг., пп.;

Стандартизированы следующие виды сокращений:

почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т. п.);

наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т. п.);

названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.);

слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году);

денежные единицы (2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн);

текстовые обозначения (т. д., т. п., см., пр., напр., др., с., гл., с. г.).

Примеры стандартизированных сокращений:

т. е. - то есть (после перечисления),

и т. п. - и тому подобное (после перечисления),

и др. - и другие (после перечисления),

и пр. - и прочие (после перечисления),

напр. - например,

в. - век (при обозначении цифрами веков, годов),

вв. - века (при обозначении цифрами веков, годов),

г. - год (при обозначении цифрами веков, годов),

гг. - годы (при обозначении цифрами веков, годов),

тт. - томы,

н. cm. - новый стиль,

cm. cm. - старый стиль,

н. э. - нашей эры,

г. - город,

обл. - область,

оз. - озеро,

о. - остров,

стр. - страница,

акад. - академик,

доц. - доцент,

проф. - профессор,

ж. д. - железная дорога,

ж.-д.- железнодорожный,

им. - имени.

Примеры традиционных текстовых сокращений:

адм.-терр. - административно-территориальный,

б-ка - библиотека,

г. и г-н - господин, гг. и г-да - господа, г. и г-жа - госпожа (индекс вежливости при пофамильном обращении),

гос. - государственный,

гос-во - государство,

гр. и гр-ка - гражданка,

гр. и гр-н - гражданин, гр-не - граждане,

ж. и жен. - женский,

заруб. - зарубежный,

изд-во - издательство,

ин. и иностр. - иностранный,

ин-т и инст. - институт,

и. о. - исполняющий обязанности,

м. и муж. - мужской,

мин. - минута,

мин. и миним. - минимальный,

млн (без точки!) - миллион,

млрд (без точки!) - миллиард,

мм - миллиметр,

просп. и пр. - проспект,

р. и руб. - рубль,

с. и стр. - страница,

см - сантиметр,

ул. - улица,

Ф. И. О. и ф. и. о. - фамилия, имя, отчество.

Номенклатурные сокращения, обозначающие юридический статус предприятий:

АООТ - акционерное общество открытого типа,

АОЗТ - акционерное общество закрытого типа,

ОАО - открытое акционерное общество,

ЗАО - закрытое акционерное общество,

ООО - общество с ограниченной ответственностью,

ТОО - товарищество с ограниченной ответственностью,

ГП - государственное предприятие,

МП - муниципальное предприятие,

ЧП - частное предприятие,

ИЧП - индивидуальное частное предприятие,

СП - совместное предприятие,

НПО - научно-производственное объединение,

ОО - общественное объединение.

1. Сокращения слов, допускаемые в документах.В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а такжесокращения, оговоренные нормативными документами.В настоящее время для правильного сокращения слов необходимо использоватьнормы, содержащиеся в ГОСТ 7.12-93 «Система стандартов по информации,библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращениеслов на русском языке. Общие требования и правила»Как правило, сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокойчастотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций,известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самогоразличного свойства, текстовые обозначения и т. д.Все сокращения слов и наименований в документах должны бытьобщепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текстасокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа.Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться словаремсокращений.В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц,должностей, учреждений, географических названий, терминов и т. п. Нежелательны и спонтанные (авторские) сокращения. Но можно использоватьсокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках указываетсяпринятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно послепервого упоминания полного написания сокращенного слова илисловосочетания. Например: финансовый менеджмент (ФМ). Во всехдальнейших упоминаниях в тексте этого термина, он пишется толькосокращенно. Если сокращений в тексте много или текст содержит более пятистраниц, целесообразно все сокращения сводить для расшифровки объясненийна одной странице в начале или в конце документа. Сокращать одно и то жеслово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью,а в другом сокращенно не допускается.В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращений: почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т. п.) Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква ―г‖ не ставится. Буква ―г‖ также не ставится перед названиями городов, в названии которых имеется слово ―город‖ (Новгород, Волгоград).; наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т. п.); названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.); слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году);
2. денежные единицы (2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн.); текстовые обозначения (т. д., т. п., см., пр., напр., др., с., гл., с. г.).Примеры стандартизированных сокращений:т. е. - то есть (после перечисления)и т. д. - и так далее (после перечисления)и т. п. - и тому подобное (после перечисления)и др. - и другие (после перечисления)и пр. - и прочие (после перечисления)см. - смотри (при ссылке, например, на другую часть сочинения)в. - век (при обозначении цифрами веков, годов)вв. - века (при обозначении цифрами веков, годов)г. - год (при обозначении цифрами веков, годов)гг. - годы (при обозначении цифрами веков, годов)т. - томтт. - томыстр. - страницаим. - имениПримеры традиционных текстовых сокращений:адм.-терр. - административно-территориальныйа. л. - авторский листб-ка - библиотекаг. и г-н - господин, гг. и г-да - господа, г. и г-жа - госпожа (индексвежливости при пофамильном обращении)гос. - государственныйгос-во - государствогр. и гр-ка - гражданкагр. и гр-н - гражданин, гр-не - гражданеж. и жен. - женскийзаруб. - зарубежныйизд-во - издательствоин. и иностр. - иностранныйин-т и инст. - институти. о. - исполняющий обязанностим. и муж. - мужскоймин. - минутамин. и миним. - минимальныймлн. - миллионмлрд. - миллиард
3. мм - миллиметрпросп. и пр. - проспектр. и руб. - рубльс. и стр. - страницасм - сантиметрул. - улицаФ. И. О. и ф. и. о. - фамилия, имя, отчествоТочку после сокращенного представления слова обычно ставят, если слово сотсеченной конечной частью при чтении вслух произносится в полной, а несокращенной форме, например: г. - год, но КПД.Точка не ставится при обозначении стандартных физических величин: м, мм,кг и т. п.Номенклатурные сокращения, обозначающие юридический статус предприятий:ОАО - открытое акционерное обществоЗАО - закрытое акционерное обществоООО - общество с ограниченной ответственностьюГП - государственное предприятиеМП - муниципальное предприятиеНПО - научно-производственное объединениеОО - общественное объединениеНекоторые частные правила использования сокращений и сложносокращенныхслов:Названия географических понятий, промежутков времени, количественныхопределений и т. п. сокращают:а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро)Глубокое,г. (город) Орел;б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10млн.(миллионов) рублей.Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в текстенепосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов,инж. (инженер) Кравцов.
4. При сокращении слов нельзя сокращать на гласную, если она не начальная вслове, и на ь; так, слово мышиный может быть сокращено: м., мыш., мышин., ане в виде "мы.", "мыши.", но: о. Сахалин.При стечении двух одинаковых согласных сокращение следует делать послепервой согласной, например: стен. календарь, грам. ошибка (а не "стенн.","грамм."). При стечении двух различных или нескольких согласных сокращениеследует делать после последней согласной, например: народн. творчество (а не"народ."),русск. язык (а не "рус."), искусств. шелк (а не "искус.", или "искусс.",или "искусст.").Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровкеоно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзянаписать обяз. или об-о, так как это может быть понято по-разному(обязанности, обстоятельство и т. п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-воСокращение должно быть понятно всем, читающим документ.Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь окомандировке - это слово не сокращается.Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста.Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., токомбинацией р-н.Не допускаются также следующие сокращения: ед.изм. – единица измерения,напр. – например, п/упр – под управлением, т.г. – текущего года, с.г. – сего года,т.н. – так называемый, таким образом – т.о.

Введение

1) Общие требования

2) Правила оформления наименований и нумерации структурных элементов, глав и параграфов

3) Правила оформления сокращений и аббревиатур

4) Правила оформления перечислений

5) Правила оформления рисунков

6) Правила оформления таблиц

7) Правила оформления формул и уравнений

8) Правила оформления примечаний и ссылок

9) Правила оформления списка использованных источников

10) Правила оформления приложений

ВВЕДЕНИЕ

Данный документ включает унифицированные рекомендации, регламентирующие порядок оформления рефератов, отчетов по практике, контрольных, курсовых, дипломных и других работ, выполняемых студентами экономических специальностей ГОУ ВПО «Уральский государственный экономический университет» (УрГЭУ) в процессе обучения (далее – письменных работ). Положение о требованиях к оформлению рефератов, отчетов по практике, контрольных, курсовых и дипломных работ (далее – Положение) является нормативным документом в системе управления качеством образования в УрГЭУ и обязательно для исполнения. Положение не распространяется на рефераты, отчеты по практике, контрольные, курсовые работы и дипломные проекты, подготовленные в соответствии с требованиями Единой системы конструкторской документации (ЕКСД). Положение составлено в соответствии с требованиями государственных стандартов: ГОСТ 7.32–2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления»; ГОСТ 7.12–93 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила»; ГОСТ 7.1–2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления»;

ГОСТ 7.82–2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов».

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Письменная работа выполняется печатным способом с использованием компьютера (текстовый редактор Microsoft Word) и принтера на белой бумаге стандартного формата А4 (размером 297х210 мм) на одной стороне листа. Каждая страница текста, включая иллюстрации и приложения, нумеруется арабскими цифрами, кроме титульного листа и содержания, по порядку без пропусков и повторений. Номера страниц проставляются, начиная с введения (третья страница), в центре нижней части листа без точки. Все листы работы должны быть скреплены или сброшюрованы. Текст работы следует печатать, соблюдая следующие размеры полей: правое – 10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, левое – 30 мм. Рекомендуемым типом шрифта является Times New Roman, размер которого 14 pt (пунктов) (на рисунках и в таблицах допускается применение более мелкого размера шрифта, но не менее 10 pt). Текст печатается через 1,5-ый интервал, красная строка – 1,25 см. Цвет шрифта должен быть черным, необходимо соблюдать равномерную плотность, контрастность и четкость изображения по всей работе. Разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определенных терминах и формулах, применяя курсив, полужирный шрифт не применяется. Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе подготовки работы, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью – рукописным способом. Повреждения листов работы, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графики) не допускаются.

2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ НАИМЕНОВАНИЙ И НУМЕРАЦИИ СТРУКТУРНЫХ ЭЛЕМЕНТОВ, ГЛАВ И ПАРАГРАФОВ

Письменная работа должна включать следующие структурные элементы: содержание, введение, основной текст, заключение, список использованных источников (являются обязательными элементами), приложения (является дополнительным элементом). Основной текст может быть разделен на главы и параграфы. Каждый структурный элемент письменной работы (содержание, введение, заключение, список использованных источников, приложение) и главы необходимо начинать с новой страницы. Следующий параграф внутри одной главы начинается через 2 межстрочных интервала на том же листе, где закончился предыдущий. Расстояние между заголовком структурного элемента и текстом, заголовками главы и параграфа, заголовком параграфа и текстом составляет 2 межстрочных интервала. Наименования структурных элементов письменной работы («СОДЕРЖАНИЕ», «ВВЕДЕНИЕ», «ЗАКЛЮЧЕНИЕ», «СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ», «ПРИЛОЖЕНИЕ») служат заголовками структурных элементов. Данные наименования пишутся по центру страницы без точки в конце прописными (заглавными) буквами, не подчеркивая. Главы и параграфы должны иметь заголовки. Их следует нумеровать арабскими цифрами и записывать по центру страницы прописными (заглавными) буквами без точки в конце, не подчеркивая. Номер главы указывается цифрой (например, 1, 2, 3), номер параграфа включает номер главы и порядковый номер параграфа, разделенные точкой (например, 1.1, 2.1, 3.3). После номера главы и параграфа в тексте точку не ставят. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Переносы слов в заголовках не допускаются. Не допускается писать заголовок параграфа на одном листе, а его текст – на другом. В содержании работы наименования структурных элементов указываются с левого края страницы, при этом первая буква наименования является прописной (заглавной), остальные буквы являются строчными, например:

Введение

1 Теоретические основы налогов

2 Характеристика налоговой системы РФ

3 Проблемы и перспективы развития налоговой системы РФ

Заключение

Список использованных источников

Приложения

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СОКРАЩЕНИЙ И АББРЕВИАТУР

Сокращение русских слов и словосочетаний допускается при условии соблюдения требований ГОСТ 7.12–93 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила». В тексте письменной работы допускаются общепринятые сокращения и аббревиатуры, установленные правилами орфографии и соответствующими нормативными документами, например: год – г., годы – гг., и так далее – и т. д., метр – м, тысяч – тыс., миллион – млн, миллиард – млрд, триллион – трлн, страница – с., Российская Федерация – РФ, общество с ограниченной ответственностью – ООО. При использовании авторской аббревиатуры необходимо при первом ее упоминании дать полную расшифровку, например: «… Уральский государственный экономический университет (далее – УрГЭУ)…». Не допускается использование сокращений и аббревиатур в заголовках письменной работы, глав и параграфов

Похожая информация.

Некоторые частные правила использования сокращений и сложносокращенных слов:

Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т. п. сокращают следующим образом:
а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел ;
б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков , 10 млн (миллионов) рублей .

Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.

Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ ).
В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения - строчными (НИИСтройдормаш - Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения).
С прописной буквы пишутся сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждений и организаций, например: Госплан, Моссовет .
Одними прописными буквами пишутся все аббревиатуры, читаемые no названиям букв, например: СССР (Союз Советских Социалистических Республик), МВД (Министерство внутренних дел), ЦК (Центральный Комитет), МТС (машинно-тракторная станция), все читаемые по звукам аббревиатуры, обозначающие такие названия учреждений или организаций, в которых хотя бы первое слово пишется с прописной буквы, например: МИД (Министерство иностранных дел), ТАСС (Телеграфное агентство Советского Союза), ООН (Организация Объединенных Наций), а также аббревиатуры, читаемые в одной своей части по названиям букв, а в другой по звукам, например: ЦДСА (читается "цэдэса").
Если аббревиатуры этого типа склоняются, то окончания их пишутся строчными буквами вплотную, например: ТАССа , МИДом .
От буквенных аббревиатур следует отличать условные графические сокращения , которые всегда читаются полностью и сокращаются только на письме.
Графические сокращения (кроме стандартных сокращенных обозначений метрических мер) пишутся с точками на месте сокращения и в отношении прописных и строчных букв и дефисов следуют полному наименованию, например: ю.-в. (юго-восточный), М-К. ж. д. (Московско-Курская железная дорога).

При сокращении слов нельзя сокращать на гласную, если она не начальная в слове, и на Ь; так, слово карельский может быть сокращено: к. , кар. , карельск. , а не в виде "ка.", "каре.", "карель.", но: о. Сахалин .

При стечении двух одинаковых согласных сокращение следует делать после первой согласной, например: стен. календарь, грам. ошибка (а не "стенн.", "грамм."). Как исключение : отт. (по ГОСТ 7.12-93). При стечении двух различных или нескольких согласных сокращение следует делать после последней согласной, например: народн. творчество (а не "народ."), русск. язык (а не "рус."), искусств. шелк (а не "искус.", или "искусс.", или "искусст.").

Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о , так как это может быть понято по-разному (обязанности, обстоятельство и т. п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во .

Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р ., то слогом рай. , то комбинацией р-н.

Точка как знак сокращения ставится точка, когда слово с отсеченной конечной частью при чтении вслух произносится в полной, а не сокращенной форме. Напр.: г. - при чтении произносят год , а не гэ . Исключение - обозначения единиц физ. величин: они сокращены отсечением конечной части слова и при чтении произносятся в полной форме, но, согласно ГОСТ 8.417-81, пишутся без точки на конце.

Не ставится точка:
1) в конце сокращения, если сокращенное словосочетание при чтении вслух произносится в сокращенной форме: это означает, что в тексте употреблена инициальная аббревиатура или сложносокращенное слово, в которых сокращение графически не обозначается; напр.: КПД , а не к.п.д. , т. к. читается «капэдэ»; ЭДС , а не э.д.с. (читается «эдээс»), но: а.е. (читается «астрономическая единица»);
2) в конце сокращения, если выброшена срединная часть слова, замененная дефисом, и сокращение заканчивается на последней букве полного слова; напр.: г-н, изд-во, ин-т, ин-тов ;
3) при графическом обозначении сокращения косой чертой (чтобы не показывать графически сокращение дважды); напр.: п/п, н/Д ;
4) в середине удвоенного однобуквенного графического сокращения (сокращение пишется слитно, и точку ставят только в конце); напр.: вв., гг., пп. ;

Стандартизированы следующие виды сокращений:

почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т. п.);
наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т. п.);
названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.);
слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году);
денежные единицы (2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн);
текстовые обозначения (т. д., т. п., см., пр., напр., др., с., гл., с. г.).

Примеры стандартизированных сокращений :

т. е. - то есть (после перечисления),
и т. д. - и так далее (после перечисления),
и т. п. - и тому подобное (после перечисления),
и др. - и другие (после перечисления),
и пр. - и прочие (после перечисления),
см. - смотри (при ссылке, например, на другую часть документа),
ср. - сравни (при ссылке, например, на другую часть документа),
напр. - например,
в. - век (при обозначении цифрами веков, годов),
вв. - века (при обозначении цифрами веков, годов),
г. - год (при обозначении цифрами веков, годов),
гг. - годы (при обозначении цифрами веков, годов),
т. - том,
тт. - томы,
н. cm. - новый стиль,
cm. cm. - старый стиль,
н. э. - нашей эры,
г. - город,
обл. - область,
р. - река,
оз. - озеро,
о. - остров,
стр. - страница,
акад. - академик,
доц. - доцент,
проф. - профессор,
ж. д. - железная дорога,
ж.-д. - железнодорожный,
им. - имени.

Примеры традиционных текстовых сокращений:

адм.-терр. - административно-территориальный,
а. л. - авторский лист,
б-ка - библиотека,
г. и г-н - господин, гг. и г-да - господа, г. и г-жа - госпожа (индекс вежливости при пофамильном обращении),
гос. - государственный,
гос-во - государство,
гр. и гр-ка - гражданка,
гр. и гр-н - гражданин, гр-не - граждане,
ж. и жен. - женский,
заруб. - зарубежный,
изд-во - издательство,
ин. и иностр. - иностранный,
ин-т и инст. - институт,
и. о. - исполняющий обязанности,
м. и муж. - мужской,
мин. - минута,
мин. и миним. - минимальный,
млн (без точки! ) - миллион,
млрд (без точки! ) - миллиард,
мм - миллиметр,
просп. и пр. - проспект,
р. и руб. - рубль,
с. и стр. - страница,
см - сантиметр,
ул. - улица,
Ф. И. О. и ф. и. о. - фамилия, имя, отчество.

Номенклатурные сокращения, обозначающие юридический статус предприятий :

АООТ - акционерное общество открытого типа,
АОЗТ - акционерное общество закрытого типа,
ОАО - открытое акционерное общество,
ЗАО - закрытое акционерное общество,
ООО - общество с ограниченной ответственностью,
ТОО - товарищество с ограниченной ответственностью,
ГП - государственное предприятие,
МП - муниципальное предприятие,
ЧП - частное предприятие,
ИЧП - индивидуальное частное предприятие,
СП - совместное предприятие,
НПО - научно-производственное объединение,
ОО - общественное объединение.

1. Фразеология деловой речи. 3

2. Аббревиация в русском языке, причины ее появления. Правила сокращения слов в текстах служебных документов. 3

Задания. 7

Задание 1. Укажите ошибки в построении сложных предложений. Отредактируйте предложения, запишите. 7

Задание 2. Прочитайте предложения. Найдите в них грамматико-стилистические ошибки. Отредактируйте предложения и запишите. 7

Задание 3. Напишите доверенность, рапорт. 8

Список использованной литературы.. 10

Вариант № 5

Фразеология деловой речи

Фразеология деловой речи несет печать официальности. Здесь сложились наборы речевых оборотов и слов, основное назначение которых состоит в том, чтобы точно, объективно, в строгой деловой тональности и по возможности кратко обозначить стереотипные служебные ситуации, разного рода официальные церемонии, порядок их проведения, ссылки в деловом документе на тex, или иных лиц, действия, причины, указание на последующее изложение и т.д.

Например: во исполнение (приказа, распоряжения...); во избежание недоразумения; за неимением...; в целях улучшения; в части...; в связи с обнаружением; за истекший период; вышеизложенное; вышеуказанное; нижеследующее. Это так называемые канцеляризмы. Они образовались в недрах канцелярий (отсюда и название) как стандартизированные речевые средства официальных бумаг (приказов, распоряжений, отчетов, протоколов, актов, заявлений, служебных справок и т.д.).

Аббревиация в русском языке, причины ее появления. Правила сокращения слов в текстах служебных документов

Термин аббревиация употребляется в двух значениях:

1) явление, связанное с сокращенными записями речи - это графическая аббревиация, а сами записи - графические сокращения, графические аббревиатуры или просто аббревиатуры;

2) процесс, связанный с производством новых лексем, способ словообразования, в результате которого возникают (создаются) аббревиатуры различных видов, аббревиатурные лексемы, лексические сокращения, сокращенные и сложносокращенные слова. В этом случае в основу определения положен принцип, восходящий к форме и составу производной единицы.

К причинам появления сокращений наряду с направлением к созданию экспрессивных единиц или «требованием к эмоционально-стилистическому разнообразию» относится установка на экономию. Явление различного рода сокращений, ведущих только к «упрощению формальной структуры языковой единицы», часто связывают с тенденцией к экономии языковых средств, умственных усилий и совершенствованию языковой формы. Суть «экономного использования языка» заключается в обеспечении передачи максимального количества информации в единицу времени, то есть в повышении коммуникативной роли языка. С такой точки зрения именно экономное использование аббревиатур языком рассматривается как один из способов концентрирования информации в целях повышения эффективности общения. При таком подходе к вопросу главенствующее место занимает основная, то есть коммуникативная функция языка, следовательно, тенденция к повышению информативной ценности речевого сообщения является одним из важных факторов развития языка как социального явления.

Правила сокращения слов в текстах служебных документов.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций, предприятий. Некоторые из них настолько утвердились, что стали самостоятельными словами. Сокращенные наименования учреждений могут быть образованы:

1. По первым буквам полного наименования - МГУ,ИвГЭУ

2. По слоговому принципу - Минздрав, колхоз

3. Смешанным способом - ВНИИстройдормаш, Гипрохолод

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста.

При использовании всевозможных сокращений следует соблюдать ряд условий:

1. Сокращенные написания должны быть понятны читателю. Например, слова бук. Бух. известны только специалистам (бук. - буксир, бух. - бухта). Однако документ, в котором специалист употребил слово в сокращенном виде (письмо, отчет, проект и т.д.), может быть предназначен для очень широкого круга лиц. Необходимо заменить такое сокращение полным написанием, либо расшифровать сокращение в скобках.

2. Сокращение не должно оказаться в таком контексте, в котором оно должно пониматься двояко. Например, слово товарищ принято записывать как т. в середине предложения и как Тов. в начале предложения (в этом случае Т. может быть понято как инициал): передать т. Иванову; Тов. Иванову обеспечить...

3. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращенными написаниями «снижает» официальный тон документа.

5. Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово район и р,и р-н.

6. Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, а также слова миллиард, миллион, тысяча и т.п., рубль, копейка, если они употребляются без цифр и не в таблицах. Исключение составляют единицы физических величин в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

7. Нельзя заменять слова буквенными обозначениями. Неправильно: l рабочей части (следует: длина рабочей части) развертки 50 мм.

8. Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.п. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

9. Недопустимо использовать математический знак «минус» перед отрицательными значениями величин; его следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.